A személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény (Szja tv.) rendszerében a gépjárművek hivatali-, üzleti célú használatával kapcsolatos kiadások elismert költségnek minősülnek, melyeket a magánszemély jövedelmének kiszámításánál nem kell figyelembe venni. A gépjárművek használatával kapcsolatos szabályok, a költségelszámolás módja különböznek attól függően, hogy a magánszemély saját vagy nem saját tulajdonában lévő (pl. bérelt) gépjárművét használja-e a kifizető érdekében.

E heti hírlevelünkben a hivatali-, üzleti céllal használt személygépkocsi költségtérítésének módozatait, elszámolási szabályait, illetve ezzel kapcsolatos példákat Dr. Rosenfeld Anita, a Nemzeti Adó- és Vámhivatal Ügyfélkapcsolati és Tájékoztatási Főosztály tájékoztatási szakreferense ismerteti Önökkel a 2014. március 26-i - "Munkaadók költségtérítési kötelezettségei" címen tartott - Pentás konferencia előadása alapján.

I. Saját személygépkocsi kifizető érdekében történő használata Személygépkocsi fogalma

Hivatali-, üzleti utazás esetén utazási költség felmerülhet a munkavállaló saját személygépkocsijával történő használat esetén is. Ezen eset helyes megítéléséhez szükséges a személygépkocsi fogalmának ismerete, melyet az Szja tv. 3. § 45. pontja határoz meg:

• 4, illetve 3 abroncskerékkel felszerelt olyan gépjármű, amely a vezetővel együtt legfeljebb 8 felnőtt személy szállítására alkalmas - ide tartozik a benzinüzemű, a dízelüzemű, az elektromos üzemű, a gázüzemű személygépkocsi, a versenyautó, az önjáró lakóautó,
• az a vegyes használatú, 2500 kg-ot meg nem haladó megengedett együttes tömegű olyan gépjármű (nagy rakodóterű személygépkocsi), amelynek rakodótere gyárilag kialakítva kettőnél több utas szállítására alkalmas, de kézzel egyszerűen oldható ülésrögzítése révén a felhasználás szerinti terhek szállítására bármikor átalakítható a válaszfal mögötti rakodótér - ideértve azt is, ha az ülés eltávolítására visszafordíthatatlan műszaki átalakítással került sor.

A személygépkocsi fogalma többek között azért is fontos, mert a gépjárműadóról szóló 1991. évi LXXXII. törvény (Gjt.) a cégautóadóra vonatkozó szabályok körében az Szja tv. szerinti személygépkocsi fogalomra utal vissza. A személygépkocsi tulajdonosának a kötelező gépjármű felelősségbiztosítás befizetését igazoló szelvénnyel kell igazolnia a tulajdonjogot. A saját tulajdonban lévő fogalomkör nemcsak a magánszemély tulajdonát képező személygépkocsit jelenti, hanem az általa zárt végű lízingbe vett járművet is, illetve a házastárs tulajdonában lévő vagy általa zárt végű lízingbe vett személygépkocsit is.

Költségtérítés

A saját tulajdonú személygépkocsi használatára tekintettel kétféle költségtípus megtérítése lehetséges:

• üzemeltetéssel kapcsolatos költségek (pl. üzemanyagköltség, szerviz-, karbantartási-, javítási költségek, kötelező felelősségbiztosítás díja),
• szolgáltatások igénybevételével kapcsolatos költségek (pl. autópálya használat-, úthasználat díja, parkolási költségek).

A magánszemélynek kell eldöntenie, hogy melyik típusú költség-elszámolási módszert választja:

• útnyilvántartás,
• kiküldetési rendelvény

alapján történő elszámolás.

Útnyilvántartás alapján történő költségtérítés Az útnyilvántartás alapján történő költségtérítés esetén

• a ténylegesen megtett utak figyelembevételével vagy
• átalány alapján részesül bevételben a magánszemély.

A magánszemélynek nyilatkozatot kell adnia a munkáltatónak a költségeiről, így az útnyilvántartás szerint igazolt futásteljesítmény, a ténylegesen megtett kilométer alapján kétféleképpen kerülhet sor a költségelszámolásra:

• üzemanyagköltség és számlával (bizonylattal) igazolt egyéb költségek (fenntartási-, javítási- és felújítási költségek az üzleti-, hivatali célú és a magánhasználat arányában),
• üzemanyagköltség és kilométerenként 9 Ft általános személygépkocsi normaköltség alapján.

Az üzemanyagköltség elszámolására két módon van lehetőség:

• a 60/1992. (IV.1.) Korm. rendeletben meghatározott fogyasztási norma szerinti üzemanyag-mennyiség és a NAV által közzétett üzemanyagár szorzataként meghatározott összeg vagy
• a számlával igazolt üzemanyag vásárlás vehető figyelembe (ekkor az üzemanyag-mennyiség nem lehet több, mint az üzemi használatra az üzemanyag-fogyasztási normával számított mennyiség).

A hivatkozott 60/1992. Kormányrendelet értelmében alapnorma vagy alapnorma átalány vehető figyelembe üzemanyag fogyasztási normaként. Amennyiben nem lehet megállapítani az üzemanyag fogyasztási normát, akkor vagy a gyártó adataiból kell kiindulni, vagy arra is lehetőség van, hogy szakértő állapítsa meg az adott gépjárműre vonatkozó üzemanyag fogyasztási normát.

A Nemzeti Adó- és Vámhivatal mindig előzetesen, a tárgyhónapot megelőző hónap 25. napjáig teszi közzé a Magyar Közlönyben a tárgyhónapra vonatkozóan alkalmazható üzemanyagárat.

Példa: egy személygépkocsinak 8,5 liter az üzemanyag fogyasztási normája 100 km-en. A hivatali út 200 km. Az útra 17 liternél (2x8,5) több üzemanyagot nem lehet elszámolni, még akkor sem, hogyha a számlával igazolt üzemanyag vásárlás költségeinek a megtérítésére kerül sor. Az üzemanyagköltségen kívüli egyéb költségeket számlával vagy a 9 Ft/km általános személygépkocsi normaköltség figyelembevételével lehet elszámolni (pl. fenntartási-, javítási-, felújítási költségek, mosatási költségek, olajcsere, kötelező szerviz díj, gépjárműadó, illetve biztosítási díj). Példa: egy magánszemély 100 km-es útra 2 ezer Ft költségtérítést kap a munkáltatójától, az általános személygépkocsi normaköltség szerinti elszámolást választotta. Ezáltal 900 Ft vehető figyelembe költségként, a fennmaradó 1100 Ft munkaviszonyból származó jövedelemként adózik.

A magánszemély üzemanyag- és egyéb költségek elszámolására vonatkozó választása teljes adóévre, és valamennyi általa használt személygépkocsira vonatkozik. Kiküldetési rendelvény alapján történő költségtérítés Az útnyilvántartás vezetésén kívül lehetőség van a kiküldetési rendelvény alapján történő költségtérítésre, mely esetben nem keletkezik cégautóadó fizetési kötelezettsége. Az Szja tv. 3. § 83. pontja alapján a kiküldetési rendelvény a kifizető által két példányban kiállított bizonylat, melynek kötelező tartalmi elemei:

• a magánszemély neve, adóazonosító jele,
• a gépjármű gyártmányának, típusának megnevezése, forgalmi rendszáma,
• a hivatali, üzleti utazás(ok) célja, időtartama, útvonala, a futásteljesítmény,
• az utazás költségtérítése, valamint ezen költségtérítés kiszámításához szükséges adatok (üzemanyag-fogyasztási norma, üzemanyagár, stb.)

Eredeti példányát a kifizető, másolatát a magánszemély a bizonylatok megőrzésére vonatkozó rendelkezések betartásával köteles megőrizni. A kiküldetési rendelvény alapján hivatali-, üzleti utazás költségtérítése címén a teljesített kilométer-távolság (futásteljesítmény) figyelembe vételével az utazásra kapott összeget nem kell bevételként figyelembe venni, ha a térített összeg nem haladja meg a jogszabályban meghatározott, igazolás nélkül elszámolható mértéket [Szja tv. 7. § (1) bekezdés r) pontja].

Az igazolás nélkül elszámolható költség mértéke: a kifizető által a magánszemélynek a saját személygépkocsi használata miatt kifizetett költségtérítés összegéből a kiküldetési rendelvényben feltüntetett kilométer-távolság szerint az üzemanyag-fogyasztási norma és legfeljebb a NAV által közzétett üzemanyagár, valamint 9 Ft/km általános személygépkocsi normaköltség alapulvételével kifizetett összeg [Szja tv. 3. sz. melléklet II/6. pont].

Példa: a munkáltató kiküldetési rendelvény alapján 200 km hivatali-, üzleti útra küldi ki a munkavállalót, saját gépkocsi használatára tekintettel költségtérítést ad. A személygépkocsi fogyasztási normája: 8,5l/100 km, a 95-ös ólmozatlan motorbenzin NAV által közzétett ára az adott hónapban 409 Ft/liter. Igazolás nélkül elszámolható költségként a magánszemély által figyelembe vehető összeg:[(200kmx8,5l/100kmx409Ft/l)+9Ft/kmx200km)]=6953Ft+1800Ft= 8753Ft.

Ha az igazolás nélkül elszámolható költségnél magasabb összeget ad a munkáltató a munkavállalónak, akkor a magánszemélynek választási lehetősége van:

• az igazolás nélkül elszámolható összeget tekinti költségnek, és az ezt meghaladó összeg munkabérként adóköteles, vagy
• ha rendelkezik bizonylatokkal a felmerült költségeiről, akkor azokat elszámolhatja a bevételével szemben, útnyilvántartás vezetése mellett. Ebben az esetben azonban már cégautóadó fizetési kötelezettsége is felmerül.

II. Nem saját tulajdonú személygépkocsi kifizető érdekében történő használata

A munkáltató fizethet költségtérítést olyan esetben is, ha a magánszemély nem a saját tulajdonában lévő személygépkocsit használja hivatali-, üzleti célra, hanem pl. bérel egy autót, vagy szívességi használatba kap egy személygépkocsit a hivatali útjához. Ilyen esetben felmerült költségek megtérítésére is lehetőség van, de csak útnyilvántartás vezetése mellett, tehát a kiküldetési rendelvényre vonatkozó kedvezőbb szabályok már nem alkalmazhatók ilyenkor, a költségelszámolás lehetősége korlátozott:

• a fogyasztási norma szerinti üzemanyag-mennyiség figyelembe vételével számla alapján, vagy a NAV által közzétett üzemanyagár és az üzemanyag-fogyasztási norma alapul vételével megállapított üzemanyagköltség számolható el
• a hivatali, üzleti utak arányában elszámolhatók azon egyéb költségek, amelyek a bérleti (szívességi használatról szóló) szerződés alapján a magánszemélyt terhelik.

Úthasználati díj Az Szja tv. 3. sz. melléklet I/23. pontja külön említi az úthasználati díjat, mely kiadást az úthasználatra jogosultság időszakában - a díjköteles útszakaszon történt üzleti célú futásteljesítmény arányában - költségként figyelembe lehet venni. A költségtérítésből a magánszemély a saját és nem saját tulajdonban lévő személygépkocsi hivatali-, üzleti célú használata esetén az útnyilvántartással alátámasztott tételes kimutatás alapján, a díjköteles útszakaszon hivatali-, üzleti célból megtett utakra számolhat el költséget. Ha a munkáltató vásárolja meg az autópálya-matricát és a munkavállaló a saját személygépkocsiját használja, akkor az Szja tv. 4. § (2a) bekezdése alapján nem keletkezik bevétele a magánszemélynek. Ezen költségek külön nevesített, jellemzően előforduló költségek, ezért a 9 Ft/km általános személygépkocsi normaköltség mellett számolhatók el (pl. ha a munkáltató kiküldetési rendelvény alapján ad költségtérítést a magánszemélynek, és emellett megtéríti az autópálya-használati díjat is, akkor ez utóbbi költségtérítés miatt nem kell cégautóadót fizetni).