Könyvvizsgálók, könyvelők és adótanácsadók létszámtól függetlenül kötelesek a belső visszaélés-bejelentési rendszert 2023. július 24-ig kialakítani

Dr. Horváth István, Dr. Szladovnyik Krisztina 

Belső visszaélés-bejelentési rendszer a munkáltatók jelentős részénél - Egy új kötelezettségről dióhéjban (II. rész)
Ki és mit jelenthet be, hogyan működik a rendszer?

Írásunk folytatásában (előző rész) az Olvasó megtudhatja, mi és mely módon jelenthető be a belső visszaélés-bejelentési rendszerben, továbbá, hogy erre ki jogosult. Bemutatjuk a bejelentés kivizsgálásának szabályait, és azt is, mely esetben tagadható meg a vizsgálat. Fontos, hogy a működtető tájékoztatást adjon az általa „üzemeltetett rendszerről". Szigorú szabályok vonatkoznak a bejelentő és a bejelentéssel érintett személyek adatainak védelmére. Ennek áttekintése után azt is megismerhetik, hogy a hatósági eljárás keretében mely szankcióra számíthat az a foglalkoztató, amely nem hozza létre a belső visszaélés-bejelentési rendszert. Különös szabályok vonatkoznak a bejelentő védelmi ügyvédre – úgy tűnik, néha indokolatlanul. Ezek ugyanis általános rendelkezések is lehetnének…

Mi és hogyan jelenthető be?

A közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló 2023. évi XXV. törvény [Bvb. törvény] szerint a belső visszaélés-bejelentési rendszerben (a továbbiakban: rendszer) jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekményre vagy mulasztásra, illetve egyéb visszaélésre vonatkozó információt lehet bejelenteni [20. § (1) bek.].

Aggályos, hogy miért csak a bejelentővédelmi ügyvéd esetében tekintendő minden olyan jelzés bejelentésnek, amely olyan körülményre hívja fel a figyelmet, amelynek orvoslása vagy megszüntetése a megbízó jogos érdekét vagy jogszabályba nem ütköző üzleti érdekét, vagy a megbízó tevékenységével kapcsolatos jogszabálysértés, a közbiztonság, a közegészség vagy a környezet veszélyeztetésének megszüntetését szolgálja [Bvb. 51. §].

Ezen túlmenően a Bvb. törvény 28. §-át fellapozva, ha a foglalkoztató a munkavállalóira a Munka Törvénykönyve 9. § (2) bekezdésében meghatározott feltételekkel a közérdeket vagy nyomós magánérdeket védő magatartási szabályokat állapít meg, ezek megsértése a belső visszaélés-bejelentési rendszerben bejelenthető*.

A bejelentő a bejelentést írásban vagy szóban teheti meg [Bvb. törvény 21. § (1) bek.]. Szemben a szóbelivel, az írásban történt bejelentésről a Bvb. törvény részletes szabályt nem tartalmaz.

Bejelentés szóban – személyesen, telefonon vagy hangüzenetküldő rendszerben

A szóbeli bejelentést telefonon vagy más hangüzenetküldő rendszer útján, vagy személyesen lehet megtenni. Ha a rendszer keretében a bejelentő hozzájárulását igénylő, rögzített telefonvonalat vagy egyéb rögzített hangüzenetküldő rendszert használnak, a belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetője a szóbeli bejelentést

a) – a személyes adatok védelmére vonatkozó előírások szerint megtett tájékoztatást követően – tartós és visszakereshető formában rögzíti, vagy
b) írásba foglalja és – annak ellenőrzésére, helyesbítésére, aláírással történő elfogadására vonatkozó lehetőség biztosítása mellett – a bejelentő számára másodpéldányban átadja [Bvb. törvény 21. § (1)-(2) bek.].

Ha viszont a rendszer keretében nem használnak rögzített telefonvonalat vagy egyéb rögzített hangüzenetküldő megoldást, a rendszer működtetője a szóbeli bejelentést írásba foglalja és – annak ellenőrzésére, helyesbítésére, aláírással történő elfogadására vonatkozó lehetőség biztosítása mellett – a bejelentő számára másodpéldányban átadja [Bvb. törvény 21. § (3) bek.].

A rendszer működtetője szóbeli bejelentés esetén

• a bejelentés írásba foglalása során teljes és pontos jegyzőkönyvet köteles készíteni, valamint
• a bejelentő figyelmét köteles felhívni a rosszhiszemű bejelentés következményeire, a

bejelentés kivizsgálására irányadó eljárási szabályokra és arra, hogy személyazonosságát – ha az annak megállapításához szükséges adatokat megadja – a vizsgálat valamennyi szakaszában bizalmasan kezelik [Bvb. törvény 21. § (5)-(6) bek.].

Ki tehet bejelentést?

A rendszerben bejelentést tehet

a) a foglalkoztató által foglalkoztatott,
b) az a foglalkoztatott, akinek a foglalkoztatónál fennálló foglalkoztatásra irányuló jogviszonya megszűnt, és
c) a foglalkoztatóval foglalkoztatásra irányuló jogviszonyt létesíteni kívánó olyan személy, aki esetében e jogviszony létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött.

A Bvb. törvény nem szabályozza, mikor, mely fázissal kezdődik a foglalkoztatási jogviszony létesítésére vonatkozó eljárás megkezdése. Értelmezésünk szerint ennek nyitófázisa, ha például álláshirdetésre jelentkeznek, vagy a kiírásra benyújtják a pályázatot [20. § (2) bek.].

Ezen túlmenően a rendszerben bejelentést tehet

a) az egyéni vállalkozó, az egyéni cég, ha a foglalkoztatóval szerződéses kapcsolatban áll,
b) a foglalkoztató tekintetében tulajdonosi részesedéssel rendelkező személy, valamint a foglalkoztató ügyviteli, ügyvezető, illetve felügyelő testületéhez tartozó személy, ideértve a nem ügyvezető tagot is,
c) a foglalkoztatóval szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárást megkezdett, szerződéses kapcsolatban álló vagy szerződéses kapcsolatban állt vállalkozó, alvállalkozó, beszállító, illetve megbízott felügyelete és irányítása alatt álló személy,
d) a foglalkoztatónál tevékenységet végző gyakornok és önkéntes,
e) a foglalkoztatóval az a), b) vagy d) pont szerinti jogviszonyt vagy szerződéses kapcsolatot létesíteni kívánó olyan személy, aki esetében e jogviszony vagy szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött, és
f) az a személy, akinek az a), b) vagy d) pont szerinti jogviszonya vagy szerződéses kapcsolata a foglalkoztatóval megszűnt [Bvb. törvény 20. § (3) bek.].

A fentiekben felsorolt, jelentős részben a polgári jog hatálya alá tartozó jogviszony vagy szerződéses kapcsolat esetében ugyancsak nincs törvényi értelmező rendelkezés a jogviszony vagy szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárás megkezdésének időpontjára. Véleményünk szerint, ha például a megrendelő vagy a megbízó ajánlatot tesz szerződéskötésre az egyéni vállalkozó, illetve az egyéni cég részére, vagy ez utóbbiak egy pályázatra jelentkeznek, a kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött.

A bejelentés visszaigazolása, tájékoztatás és kivizsgálás

A rendszer működtetője 

• a rendszerben tett írásbeli bejelentés kézhezvételétől számított hét napon belül a bejelentés megtételéről visszaigazolást küld a bejelentő számára, továbbá
• a visszaigazolás keretében a bejelentő részére általános tájékoztatást nyújt a Bvb. törvény szerinti eljárási és adatkezelési szabályokról, továbbá
• a bejelentés kivizsgálása során a kapcsolatot tart a bejelentővel, ennek keretében bejelentés kiegészítésére, pontosítására, a tényállás tisztázására, valamint további információk rendelkezésre bocsátására hívhatja fel a bejelentőt. [Bvb. törvény 22. § (1) és (5) bek.].

A rendszer működtetője

• a bejelentésben foglaltakat a körülmények által lehetővé tett legrövidebb időn belül, legfeljebb a bejelentés beérkezésétől számított harminc napon belül kivizsgálja,
• ugyanakkor e határidőt különösen indokolt esetben, a bejelentő egyidejű tájékoztatása (a kivizsgálás várható időpontjáról és a meghosszabbítása indokairól) legfeljebb három hónapra meghosszabbíthatja [Bvb. törvény 22. § (2)-(3) bek.].

Nemcsak a rendszer működtetésével, hanem a bejelentések kivizsgálásában való közreműködéssel is szerződés keretében bejelentővédelmi ügyvéd vagy más külső szervezet is megbízható. Külső szervezet megbízása esetén a bejelentővédelmi ügyvédre irányadó összeférhetetlenségi és pártatlansági szabályokat alkalmazni kell [Bvb. törvény 22. § (4) bek.].

A Bvb. törvény alapján a bejelentővédelmi ügyvéd

a) fogadja a megbízó tevékenységével összefüggő bejelentéseket,
b) jogi tanácsadást nyújt a bejelentőnek a bejelentés megtételével kapcsolatban,
c) kapcsolatot tart a bejelentővel, tőle a bejelentés kivizsgálása érdekében szükség esetén tájékoztatást, felvilágosítást kérhet,
d) a megbízó rendelkezése szerint közreműködhet a bejelentés alapján indult vizsgálat lefolytatásában [52. § (1) bek.].

Kérdés, miért szabályozza párhuzamosan a bejelentéssel kapcsolatos feladatokat a törvény arra az esetre, ha a rendszer működtetője nem a foglalkoztató saját alkalmazottja, szervezeti egysége, vagy külső szervezet, hanem ügyvéd. Mintha továbbá ellentmondana a Bvb. törvény azon szabálya, miszerint a kivizsgálással megbízható ügyvéd azzal a rendelkezéssel, hogy a megbízó rendelkezése szerint közreműködhet a vizsgálatban. Megállapodás vagy egyoldalú rendelkezés?

További kérdés, hogy miért csak a bejelentővédelmi ügyvéd köteles a bejelentő felügyelőbizottságát, könyvvizsgálóját, a megbízó legfőbb döntéshozó szervét vagy a tulajdonosi jogok gyakorlóját a  bejelentésről haladéktalanul értesíteni, ha a bejelentés a megbízó vezető tisztségviselőjének cselekményével vagy mulasztásával függ össze [Bvb. törvény 52. § (3) bek.].

Ha nem kell kivizsgálni

A bejelentés kivizsgálása mellőzhető, ha

a) a bejelentést azonosíthatatlan bejelentő tette meg,
b) a bejelentést nem a „Ki tehet bejelentést?” cím alatt írt személy tette meg,
c) a bejelentés ugyanazon bejelentő által tett ismételt, a korábbi bejelentéssel azonos tartalmú bejelentés, illetve
d) a közérdek vagy a nyomós magánérdek sérelme a bejelentésben érintett természetes személy, illetve jogi személy (a továbbiakban együtt: bejelentésben érintett személy) jogainak a bejelentés kivizsgálásából eredő korlátozásával nem állna arányban [Bvb. törvény 22. § (6) bek.].

Cselekmények a kivizsgálás során és azt követően 

A bejelentés kivizsgálása során értékelni kell a bejelentésben foglalt körülmények helytállóságát, és meg kell hozni azokat az intézkedéseket, amelyek alkalmasak a bejelentés szerinti visszaélések orvoslására. Ha a bejelentés alapján büntetőeljárás kezdeményezése indokolt, akkor intézkedni kell a feljelentés megtételéről [Bvb. törvény 23. §]. A törvényszöveg pontosan nem definiálja, ki tesz feljelentést? Vélhetően nem a rendszer működtetője, hanem a foglalkoztató. Ezt követően a törvény részben ismétli önmagát, mert rendszer működtetője – a bejelentés kivizsgálásán vagy annak mellőzésén és a mellőzés indokain és a bejelentés kivizsgálásának az eredményén túlmenően – írásban tájékoztatja a bejelentőt a megtett vagy tervezett intézkedésekről [Bvb. törvény 24. (1) bek.]. Ez utóbbi azonos azokkal a Bvb. törvény 23. §-as szerinti intézkedésekkel, amelyek alkalmasak a bejelentés szerinti visszaélések orvoslására. Mellőzhető az írásbeli tájékoztatás, ha a rendszer működtetője minderről a bejelentőt szóban tájékoztatta, aki a tájékoztatást tudomásul vette.

Ha ugyanakkor a rendszert bejelentővédelmi ügyvéd működteti, esetében már világosabb a megfogalmazás: kérésére írásban tájékoztatja a bejelentőt a bejelentéssel kapcsolatos eseményekről, különösen a bejelentés alapján indult vizsgálat eredményéről, a megbízó által megtett intézkedéséről vagy a vizsgálat lefolytatásának elutasításáról [Bvb. törvény 52. § (1) bek. e) pont]. Továbbá – szemben az általános szabályokkal – a Bvb. törvény tételesen csak az ügyvéd esetére mondja ki, hogy a bejelentést a megbízóhoz, azaz a foglalkoztatóhoz továbbítja [52. § (2) bek.].

Tájékoztatás a rendszerről

Megismétli „A bejelentés visszaigazolása, tájékoztatás és kivizsgálás” cím alatti tájékoztatási kötelezettségét a Bvb. törvény 25. §-a, miszerint a rendszer működtetője világos és könnyen hozzáférhető információt nyújt a rendszer működésére, a bejelentéssel kapcsolatos eljárásra, valamint a Bvb. törvény szerinti visszaélés-bejelentési rendszerekre és eljárásokra vonatkozóan.

Úgy gondoljuk, a tájékoztató elkészítéséhez a foglalkoztató jellegétől függetlenül hasznos a Bvb. törvénynek „Az egyes állami szervek által létrehozott elkülönített visszaélés-bejelentési rendszerre” vonatkozó szabályozása, miszerint e szervek közzéteszik a honlapjukon a rendszer működtetésével összefüggésben

a) a kapcsolattartási adatokat, mindenekelőtt az e célra használható elektronikus levélcímet és postacímet, illetve telefonszámot, annak feltüntetésével, hogy a telefonbeszélgetést rögzítik-e vagy sem,
b) a bejelentés megtételével kapcsolatos információkat, ideértve annak módját, hogy az elkülönített visszaélés-bejelentési rendszer működtetője miként kötelezheti a bejelentőt arra, hogy tegye egyértelművé a bejelentett információkat vagy adjon meg további információkat,
c) a bejelentések megtételével, kezelésével és elintézésével kapcsolatos adatkezelési szabályokat,
d) a bejelentések kezelésére és elintézésére vonatkozó alapvető szabályokat, és
e) a bejelentők védelmével összefüggő, e törvény szerinti szabályokat, a bejelentőknek a Bvb. törvény szerinti jogait és kötelezettségeit [40. § (2) bek.].

A személyes adatok védelme 

A rendszer keretei között

a) a bejelentőnek,
b) annak a személynek, akinek a magatartása vagy mulasztása a bejelentésre okot adott, és
c) annak a személynek, aki a bejelentésben foglaltakról érdemi információval rendelkezhet, a bejelentés kivizsgálásához elengedhetetlenül szükséges személyes adatai kizárólag a bejelentés kivizsgálása és annak tárgyát képező magatartás orvoslása vagy megszüntetése céljából kezelhetők, és a kivizsgálásban közreműködő bejelentővédelmi ügyvéd, illetve külső szervezet részére továbbíthatóak.

A rendszer keretei között kezelt adatok közül haladéktalanul törölni kell az a)-c) pont hatálya alá nem tartozó személyes adatokat [26. § (1)–(2) bek.] 

A rendszer keretei között kezelt személyes adatok kezelésére 

• a Bvb. törvény 6. § (2) bekezdését** és
•  – a bejelentőre vonatkozó adatok tekintetében – a 6. § (4) bekezdését  alkalmazni kell***.

Ha a bejelentés természetes személyre vonatkozik, az e természetes személyt megillető, a személyes adatok védelmére vonatkozó előírások szerinti, a tájékoztatáshoz és hozzáféréshez való joga gyakorlása során a bejelentő személyes adatai nem tehetők megismerhetővé a tájékoztatást kérő személy számára. A rendszer keretei között kezelt adatok harmadik országba vagy nemzetközi szervezet részére történő továbbítására kizárólag a továbbítás címzettje által tett, bejelentésre vonatkozó, a Bvb. törvényben foglalt szabályok betartására irányuló jogi kötelezettségvállalás esetén és a személyes adatok védelmére vonatkozó előírások figyelembevételével kerülhet sor [Bvb. törvény 26. § (4)-(5) bek.]

Akiről tudják – a bejelentő és a bejelentésben érintett jogai 

A rendszert úgy kell kialakítani, hogy a személyazonosságát felfedő bejelentő, valamint a bejelentésben érintett személy személyes adatait az erre jogosultakon kívül más ne ismerhesse meg. A bejelentést kivizsgáló személyek 

• a vizsgálat lezárásáig vagy a vizsgálat eredményeképpen történő formális felelősségre vonás kezdeményezéséig
• a bejelentés tartalmára és a bejelentésben érintett személyre vonatkozó információkat a bejelentésben érintett személy tájékoztatásán túl – 
• a foglalkoztató más szervezeti egységével vagy munkatársával a vizsgálat lefolytatásához feltétlenül szükséges mértékben oszthatják meg.

A bejelentésben érintett személy

• részére a vizsgálat megkezdésekor részletesen tájékoztatni kell a bejelentésről, a személyes adatai védelmével kapcsolatban őt megillető jogairól, valamint az adatai kezelésére vonatkozó szabályokról,
• a tisztességes eljárás követelményének megfelelően biztosítani kell, hogy a bejelentéssel kapcsolatos álláspontját jogi képviselője útján is kifejtse, és azt bizonyítékokkal támassza alá,
• tájékoztatására kivételesen, indokolt esetben később is sor kerülhet, ha az azonnali tájékoztatás meghiúsítaná a bejelentés kivizsgálását [Bvb. törvény 27. §].

Szankciók

Az írásunkban ismertetett kötelezettségek teljesítését a foglalkoztatás-felügyeleti hatóság ellenőrzi. Ennek során a kötelezettségek megsértése esetén a foglalkoztatást elősegítő szolgáltatásokról és támogatásokról, valamint a foglalkoztatás felügyeletéről szóló 2020. évi CXXXV. törvény szerinti rendelkezések irányadóak azzal az eltéréssel, hogy bírság és tevékenység végzésétől történő eltiltás nem alkalmazható [Bvb. törvény 29. §]. Kiszabható szankció például a figyelmeztetés vagy a jogszabálysértés megszüntetése.

§§§§§

A visszaélést bejelentők védelméről lásd a Bvb. törvény 41.-49. §-át!

___________________________________________________________________________________________